ISoSL porte un intérêt majeur à la protection de la vie privée et des données personnelles des personnes portant leurs candidatures à sa connaissance et souhaite les informer au mieux via ce document sur la façon dont ces données sont traitées dans le cadre de l’organisation des activités d’ISoSL.
Responsable du traitement et ses représentants
ISoSL , rue Basse-Wez 145, 4020 Liège est le responsable de traitement des données personnelles des (ex-)candidats. Les personnes agissant en son nom sont :
- Le Président du conseil d’administration d’ISoSL: Maggy YERNA
- Le Directeur général d’ISoSL: Eric FIEVEZ
- Le Directeur du développement humain et du personnel d’ISoSL : Jean-François BECKERS
Supervision du traitement des données personnelles
La responsabilité centrale et la surveillance des données personnelles des (ex-)candidats incombent au directeur général.
L’accès et le traitement des données personnelles des (ex-)candidats sont effectués par le personnel habilité uniquement. Les différents utilisateurs n'ont accès qu'aux données personnelles dont ils ont besoin pour l'exécution de leurs tâches au nom du responsable de traitement.
L’ensemble des employés et collaborateurs de l’institution qui traitent les données personnelles des (ex-)candidats est tenu au secret professionnel et/ou à une obligation de confidentialité.
Un délégué à la protection des données a été nommé au sein d’ISoSL. Ce poste est occupé par Bertrand DAURIAC. Cette personne peut être contactée par chaque (ex-)candidat pour toute question concernant le traitement de leurs données personnelles (à l’exception des demandes d’exercices de droits) via bertrand.dauriac@santhea.be.
Catégories de personnes dont les données sont traitées et méthodes de collecte
La collecte et le traitement de données personnelles s’applique à tous les (ex-)candidats de ISoSL.
Ces données sont collectées auprès du candidat lui-même par le personnel de l’institution ou via une agence d’intérim.
Ne sont collectées et traitées, de façon compatible, que les données personnelles indispensables à l’exécution des traitements dont la finalité est énoncée à la suite dans ce document d’information.
Catégories de données traitées
Les données personnelles des (ex-)candidats traitées par ISoSL sont les suivantes :
- Données d'identification administratives ;
- Données liées à la formation et à la profession ;
- Données liées à des évaluations ;
- Données judiciaires (certificat de bonnes vies et mœurs) ;
- Autres données nécessaires à l'exécution de finalités déterminées par ISoSL ou imposées par la loi.
Finalités des traitements de données personnelles
Les traitements de données personnelles des (ex-)candidats réalisés au sein d’ISoSL ont pour finalité le recrutement de membres du personnel. Le fondement légal de ces traitements est l’exécution d’un contrat auquel le (ex-)candidat est partie ou de mesures précontractuelles prises à la demande de celui-ci.
Transfert de données personnelles
Les catégories suivantes de destinataires ont le droit de s’adresser à ISoSL pour obtenir des données personnelles des (ex-)candidats :
- Le (ex-)candidat lui-même ;
- Autres destinataires dans le cadre d’un transfert encadré par la loi ou l’obtention d’un consentement.
Aucun transfert de données personnelles de (ex-)candidats n’est réalisé vers un pays tiers (pays non-reconnu comme fiable dans le cadre du RGPD).
Procédures de protection
Toutes les mesures techniques et organisationnelles sont prises pour assurer l'exactitude et la pertinence des données personnelles des (ex-)candidats ainsi que pour leur protection contre la perte, les dégâts et les accès, modifications ou transferts non autorisés.
Durées de conservation
La durée de conservation des données personnelles des (ex-)candidats est fixée à 12 mois à dater de l’envoi de l’accusé de réception dans le but d’alimenter une réserve de profils en vue d’éventuelles embauches futures.
Les données personnelles sont supprimées au plus tard à la fin de la période de conservation à moins que le (ex-)candidat accepte que ses données personnelles soient conservées au-delà de la durée déterminée par ISoSL. ISoSL pourra néanmoins décider de les supprimer avant le terme de celle-ci.
Droits du (ex-)candidat
Le (ex-)candidat dispose des droits suivants :
- Savoir s’il existe ou non un ou des traitements de données personnelles le concernant ;
- Obtenir les informations suivantes : La finalité de traitement des données ; Les catégories de données concernées ; Leur durée de conservation ; Les catégories de destinataires auxquels les données sont transmises ; La source des données personnelles s’il ne s’agit pas du (ex-)candidat lui-même ;
- Consulter et obtenir une copie des données traitées (sous certaines conditions définies par la loi) ;
- Rectifier ou effacer tout ou une partie des données (sous certaines conditions définies par la loi) ;
- S’opposer au traitement (sous certaines conditions définies par la loi).
Pour exercer ces droits, le (ex-)candidat peut s’adresser au directeur général ou la personne qu’il délègue à cet effet par courrier rue Basse-Wez, 145 à 4020 Liège. Dans sa demande, le (ex-)candidat doit fournir une copie de sa carte d’identité et préciser les droits qu’il souhaite exercer.
Chaque demande est suivie d’un accusé de réception. En cas de réponse favorable, un rendez-vous est fixé dans un délai d’un mois. Pour les demandes complexes ou nombreuses, cette période peut être étendue à trois mois après réception de la demande. Le (ex-)candidat en sera alors informé dans le mois suivant la réception de la demande.
Si le (ex-)candidat est d'avis que les dispositions de la présente politique de confidentialité ne sont pas respectées ou qu’il a d’autres raisons de se plaindre pour des faits relatifs à la protection de ses données personnelles, il peut s’adresser directement :
- Au délégué à la protection des données de l’institution ;
- À l’Autorité de Protection des Données (contact@apd-gba.be - Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles).