Description du poste

Au sein de la Résidence Les Trois Rois, l’Employé Administration effectue des travaux de secrétariat et assure un rôle de relais afin d’apporter un soutien administratif maximal à la direction de la MRS.

Vos Missions, Tâches et Responsabilités :

En tant qu’Employé Administration, vous serez au cœur de la MRS, avec un rôle polyvalent, stimulant et interactif :

  • Gestion des appels entrants et de la communication : vous répondez aux appels, filtrez les demandes, apportez des informations courantes et transférez les appels au besoin.
  • Gestion du courrier et des archives : Vous vous occupez du tri, du classement et de l'archivage des documents importants pour la direction, assurant un suivi rigoureux.
  • Accueil des visiteurs : vous êtes l’interface avec nos visiteurs, leur offrant une prise en charge chaleureuse et leur fournissant les informations nécessaires.
  • Gestion de l’hébergement : vous participez à la prise en charge de la liste d'attente, de la prise de rendez-vous pour les admissions et du suivi administratif des dossiers d’hébergement.
  • Gestion administrative : vous assurez la gestion administrative de l’établissement en l’absence de la direction, garantissant la continuité des opérations et le bon fonctionnement quotidien.
  • Support administratif du personnel : vous assurez le suivi administratif des ressources humaines, contribuant à un environnement de travail optimal.
  • Facturation et suivi financier : vous êtes responsable de la facturation mensuelle et trimestrielle, ainsi que de la gestion des créances impayées, avec une attention particulière pour maximiser le recouvrement.
  • Gestion des opérations financières : vous êtes impliqué dans l’enregistrement des opérations financières et assurez un contrôle rigoureux des caisses.
  • Commandes de matériel : vous gérez les commandes de matériel de bureau et le suivi des stocks, en veillant à maintenir l'approvisionnement nécessaire.
  • Relai d’informations stratégiques : vous faites circuler l’information clé de la direction vers les équipes, garantissant une bonne coordination au sein de l’établissement

Profil recherché

 

  • Vous disposez d'un bachelier en secrétariat de direction ou d’un CESS, accompagné d’une expérience réussie dans une fonction similaire.
  • Un diplôme ou certificat en administration des maisons de repos constitue un atout précieux.
  • Une formation en comptabilité est un atout.
  • Une maîtrise des outils informatiques : Vous êtes à l'aise avec MS Office et possédez une bonne maîtrise des outils bureautiques pour optimiser la gestion administrative. La maîtrise de Corilus ou de tout autre outil comptable sera vu comme un atout.
  • Compétences organisationnelles et sens de la synthèse : Vous avez une orientation administrative marquée, avec un esprit de synthèse et une excellente capacité à organiser et prioriser les tâches.
  • Précision et attention aux détails : Vous êtes méticuleux(se) et capable de gérer des tâches complexes tout en veillant à leur exactitude et leur rigueur.
  • Excellentes compétences en communication : Vous faites preuve de clarté et d’efficacité dans vos échanges, que ce soit à l’oral ou à l’écrit, pour favoriser la collaboration et l’information au sein de l’équipe.
  • Capacité à travailler en multitâches : Vous êtes organisé(e) et capable de jongler avec plusieurs tâches simultanément, tout en restant efficace et réactif(ve).
  • Proactivité et esprit d’équipe : Vous êtes proactif(ve), toujours prêt(e) à anticiper les besoins et à contribuer à la réussite collective, avec un véritable esprit d’équipe.
  • Discrétion et respect du droit de réserve : Vous savez faire preuve d'une grande discrétion dans la gestion des informations sensibles et respectez toujours le droit de réserve, garantissant la confidentialité et l'intégrité des données liées à l’établissement.

Notre offre

  • Contrat à durée déterminée de 6 mois (renouvelable)
  • Conditions de travail et salariales du secteur public
  • Travail à mi-temps
  • Environnement de travail agréable et familiale au sein d’une équipe motivée
  • Une réelle autonomie dans votre rôle
  • Lieu de travail : Résidence Les Trois Rois (Visé)

Envie de nous rejoindre? Merci de faire suivre votre candidature (cv et lettre de motivation) à la Cellule de recrutement via mail : recrutement@isosl.be en mentionnant « Employé Administration MRS ».